Lavorare dall'Italia per clienti americani: visti, contratti e il modulo W-8BEN

Lavorare per un'azienda americana non significa per forza trasferirsi. Sempre più professionisti italiani — sviluppatori, traduttori, designer, consulenti — hanno committenti negli Stati Uniti e lavorano da casa. È una situazione che pone domande diverse da quelle dei visti di lavoro: non tanto «quale visto», quanto «che cosa posso fare quando vado a trovare il cliente» e «come gestisco tasse e contratti».

Se lavori dall'Italia, non serve un visto

Le regole sull'immigrazione americana riguardano la presenza fisica negli Stati Uniti. Un professionista che vive in Italia e lavora dall'Italia per un cliente americano non ha bisogno di alcun visto, anche se il cliente lo paga in dollari e lo inserisce in un team internazionale.

Il viaggio d'affari: che cosa si può fare con l'ESTA

Il problema nasce quando si va negli Stati Uniti. Con l'ESTA — o con un visto B-1 — sono consentite attività d'affari come incontri, trattative, firma di contratti, partecipazione a fiere e conferenze, come indicato fra gli scopi ammessi nelle FAQ ufficiali dell'ESTA. Non è consentito invece svolgere lavoro produttivo per un cliente americano sul territorio statunitense: per esempio passare tre settimane nell'ufficio del committente a sviluppare il progetto per cui si viene pagati.

Il confine non è sempre netto. Due accorgimenti pratici:

• descrivere il viaggio con precisione all'ingresso: riunioni, presentazioni, incontri;
• non accumulare soggiorni lunghi e ravvicinati che facciano pensare a un'attività lavorativa stabile negli Stati Uniti.

Se il rapporto con il cliente diventa una presenza continuativa, è il momento di valutare un visto: per i profili di alto livello l'O-1 è spesso l'opzione più adatta.

Il modulo W-8BEN

Quasi tutti i committenti americani chiedono al collaboratore straniero di compilare il modulo W-8BEN. Serve a dichiarare all'azienda che si è una persona fisica non soggetta al fisco statunitense come contribuente americano e, se applicabile, a richiamare i benefici della convenzione contro le doppie imposizioni. Senza il modulo, il committente potrebbe applicare una ritenuta.

In linea generale, il professionista residente in Italia che lavora dall'Italia dichiara i redditi in Italia secondo il proprio regime fiscale; la convenzione fra Italia e Stati Uniti serve a evitare che lo stesso reddito venga tassato due volte. Per i casi particolari — una società propria, soggiorni lunghi negli USA, redditi da diritti d'autore — serve un commercialista che conosca entrambi i sistemi. I temi fiscali per chi vive fra i due Paesi sono raccolti in pensioni, tasse ed eredità tra Italia e USA.

Il contratto: le clausole da non trascurare

Un contratto con un cliente americano non è un contratto italiano tradotto. Alcuni punti meritano attenzione:

• legge applicabile e foro competente: decidono quale giudice e quali regole si applicano in caso di lite;
• tempi e modalità di pagamento, valuta e commissioni bancarie;
• proprietà intellettuale del lavoro consegnato;
• riservatezza e trattamento dei dati.

Per le regole italiane di riferimento sono utili queste guide su lavoro autonomo e collaborazioni, sui contratti commerciali e sui contratti in generale.

Quando conviene fare il salto

Se il lavoro per clienti americani cresce fino a giustificare una presenza stabile, le strade sono quelle del trasferimento: un visto di lavoro sponsorizzato, l'investimento con il visto E-2 o, per chi ha un profilo eccezionale, le categorie basate sul merito. Una mappa delle opzioni è in trasferirsi in America.

Una checklist prima del primo incarico

• Verificare con il proprio commercialista come fatturare un cliente estero nel proprio regime fiscale.
• Compilare il W-8BEN con dati coerenti con i documenti fiscali italiani.
• Chiarire per iscritto valuta, tempi di pagamento e chi sostiene le commissioni bancarie.
• Definire nel contratto la proprietà del lavoro consegnato e la riservatezza.
• Se il progetto prevede trasferte, distinguere nel contratto le attività svolte in Italia da quelle di incontro e coordinamento negli Stati Uniti.

Chi lavora stabilmente per un solo cliente americano dovrebbe anche chiedersi se il rapporto non sia, nella sostanza, un lavoro dipendente: è una valutazione che ha conseguenze sia fiscali sia contrattuali, in Italia e negli Stati Uniti.